Bí quyết tổ chức thành công một cuộc họp - Luật Việt Tín
tư vấn pháp luật miễn phí

Bí quyết tổ chức thành công một cuộc họp

Chia sẻ:

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian.

Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.

Chuẩn bị những thứ cần thiết

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.

Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.

 

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

 

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng

 

Tổng hợp cuộc họp

 

Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.

Theo Exforsys

Đánh giá bài viết

Thông tin liên quan:

Cung cấp dịch vụ thành lập công ty cổ phần cho các khách... Ban tư vấn luật doanh nghiệp của Việt Tín vừa cung cấp dịch vụ thành lập công ty cổ phần cho một nhóm cá nhân tại Hà Nội, khách hàng lần này là 4 thành viên muốn chung vốn thành lập công ty cổ phần chuyên tư vấn thiết kế nội thất, đây là một trong các ngà...
Hoàn thành hợp đồng xin giấy phép bán lẻ rượu... Chúng tôi vừa tư vấn cho một cá nhân muốn bán rượu lẻ tại một cửa hàng ở Hà Nội, đây là một trong các tin vui đầu tiên từ ngày hôm nay. Giấy phép bán lẻ rượu được quản lý chặt và cấp phát hạn chế vì đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, được quản ...
Trích dẫn các văn bản pháp quy của Việt Nam về website... Trong thời gian vừa qua chủ đề được hỏi trên Việt Tín liên quan rất nhiều tới chuyện bị các cơ quan nhà nước phạt và không hiểu rõ lý do phạt là gì và có liên quan tới trang web của mình như thế nào, nay tôi xin trích dẫn các văn bản luật liên quan tới q...
Thêm một thực phẩm chức năng nhập khẩu được công bố... Thực phẩm chức năng là loại thực phẩm đặc biệt và chịu nhiều sự quản lý từ các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu lập hồ sơ công bố lưu hành đều bị vướng mắc, ngày hôm nay Việt Tín cũng vừa tư vấn cho một trường hợp như vậy. Doanh n...
Đăng ký thực phẩm chức năng cho doanh nghiệp tp Hồ Chí M... Chúng tôi sau 1 tháng hỗ trợ cuối cùng cũng hoàn thành các thủ tục cần thiết nhất để đăng ký lưu hành cho sản phẩm thực phẩm chức năng nhập khẩu cho doanh nghiệp chuyên nhập khẩu tại Hồ Chí Minh. Theo quy định của nhà nước, các sản phẩm liên quan tới thự...

TƯ VẤN PHÁP LUẬT