Văn phòng đại diện (VPĐD) là tổ chức được ủy quyền, đại diện cho công ty mẹ thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu, cung cấp thông tin cho đối tác và khách hàng. Những doanh nghiệp muốn tăng nhận diện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mà không có mục đích kinh doanh thì việc mở văn phòng đại diện là gợi ý phù hợp nhất thay vì mở địa điểm kinh doanh hay chi nhánh. Vậy văn phòng đại diện có đặc điểm gì và thủ tục thành lập văn phòng đại diện có phức tạp không?
Thực tế hiện nay khi doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh sẽ có 3 lựa chọn:
- Thành lập chi nhánh công ty: Có chức năng kinh doanh và đại diện ủy quyền.
- Thành lập địa điểm kinh doanh: Có chức năng kinh doanh nhưng không được đại diện ủy quyền.
- Thành lập văn phòng đại diện: Không có chức năng kinh doanh nhưng được đại diện ủy quyền ký kết hợp đồng.
Để tránh nhầm lẫn văn phòng đại diện với chi nhánh hay địa điểm kinh doanh doanh nghiệp cần hiểu rõ những đặc điểm chính của VPĐD.
Một số đặc điểm của văn phòng đại diện công ty
- VPĐD có chức năng chính là nơi liên lạc, trưng bày sản phẩm, quảng bá thương hiệu và cung cấp thông tin cho đối tác, khách hàng. Nên những doanh nghiệp muốn thực hiện những điều trên nên thành lập VPĐD.
- VPĐD không có chức năng kinh doanh do đó không phát sinh doanh thu, không được ký kết hợp đồng với khách hàng. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các giao dịch khi được công ty mẹ ủy quyền.
- VPĐD không phát sinh các hoạt động liên quan đến thuế, không phải nộp thuế môn bài,…
- VPĐD có thể đặt ở trong tỉnh, ngoài tỉnh hoặc ngoài quốc gia đặt trụ sở chính.
- VPĐD được quyền khắc con dấu riêng phục vụ cho quá trình hoạt động.
Hiểu về văn phòng đại diện, doanh nghiệp khi tiến hành thành lập sẽ cần chuẩn bị kỹ hồ sơ và thực hiện theo đúng quy trình để nhanh chóng hợp pháp hoạt động VPĐD.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện (trong và ngoài nước)
Chuẩn bị các điều kiện tiên quyết ban đầu
Mặc dù thủ tục thành lập VPĐD không phức tạp và đòi hỏi nhiều như thành lập doanh nghiệp mới hay thành lập chi nhánh nhưng đơn vị cũng vẫn cần đảm bảo các yếu tố sau trước khi gửi hồ sơ xin thành lập:
- Trụ sở văn phòng đại diện, có thể là nhà chính chủ hoặc địa điểm đi thuê nhưng không được là nhà tập thể hay nhà chung cư. Lưu ý giữ lại hợp đồng thuê văn phòng, photo công chứng sổ đỏ/sổ hồng để nộp kèm theo nếu được yêu cầu.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện: Có thể là người Việt Nam hoặc mang quốc tịch nước ngoài đáp ứng đủ năng lực dẫn dắt, quản lý VPĐD và tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
- Đặt tên văn phòng đại diện theo đúng nguyên tắc và quy định của pháp luật.
Soạn thảo giấy tờ và chuẩn bị hồ sơ theo quy định
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trong nước bao gồm:
- Bản chính Thông báo mở văn phòng đại diện (theo mẫu Việt Tín cấp);
- Bản chính Quyết định thành lập VPĐD của cá nhân/ Hội đồng đứng đầu công ty.
- Bản sao công chứng Biên bản họp của Hội đồng thành viên có chữ ký của tất cả người đứng đầu về việc mở VPĐD.
- Bản sao công chứng Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD.
- Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân chứng thực cá nhân của người đứng đầu.
- Bản chính Giấy đề nghị sửa đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Việt Tín cấp)
Nếu thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (không nằm trên lãnh thổ Việt Nam) ngoài những giấy tờ trên doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:
- Hồ sơ năng lực của công ty.
- Một số giấy tờ khác theo quy định của pháp luật (chi tiết vui lòng liên hệ với Việt Tín)
Trình tự thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ được yêu cầu ở trên và để vào một bộ hồ sơ rồi đem nộp cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng theo 2 hình thức:
- Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN.
- Nộp trực tiếp cho Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư.
Lưu ý: Cần nộp luôn lệ phí thành lập là 100 nghìn đồng/bộ hồ sơ.
Bước 2: Cán bộ phụ trách nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ. Trong thời gian làm việc 03 ngày cán bộ phụ trách có trách nhiệm trả lời doanh nghiệp là hồ sơ có hợp lệ hay không. Nếu hồ sơ hợp lệ thông báo để doanh nghiệp đến nhận Giấy chứng nhận đăng ký VPĐD. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện hồ sơ.
Lưu ý: Với văn phòng thành lập ở nước ngoài thời gian tiến hành thủ tục có thể kéo dài 1 tháng, điều kiện cũng như thủ tục thực hiện sẽ phức tạp hơn. Để tiện theo dõi doanh nghiệp có thể bấm vào đây để xem tiếp trường hợp đặc biệt này.
Bước 3: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện; Phòng đăng ký cập nhật thông tin trên vào cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
- Cần tuân thủ đúng theo những quy trình thành lập văn phòng đại diện của pháp luật Việt Nam, đặc biệt chú ý đến điều kiện thành lập VPĐD.
- Trong vòng 10 ngày sau khi có quyết định mở văn phòng đại diện doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh, quá thời hạn quyết định đó không được chấp nhận.
- Đặt tên văn phòng đại diện theo bảng chữ cái tiếng Việt, có thể thêm các chữ F,J,Z,W và các ký hiệu, chữ số. Lưu ý cần đính kèm cụm từ “văn phòng đại diện” vào tên.
- Văn phòng đại diện khi mở mới không phải nộp lệ phí môn bài 1 triệu đồng/năm vì không có chức năng kinh doanh.
Kết luận
Trên đây là những đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo luật hiện hành. Quy trình và thời gian thực hiện có thể được rút ngắn lại khi doanh nghiệp đến với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Việt Tín. Chúng tôi đảm bảo quý khách hàng sẽ nhận được Giấy phép hoạt động trong thời gian nhanh nhất với chi phí tốt nhất. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với hotline bên dưới để gặp trực tiếp chuyên viên của Việt Tín.
=>>Tổng hợp: Thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp hướng dẫn bằng video