Cách thức đóng dấu đối với các văn bản của doanh nghiệp

0
211

Trong tổ chức, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ phải đóng dấu xác nhận rất nhiều các văn bản như: biên bản họp, quyết định của công ty, hợp đồng, hóa đơn, công văn,… Khi đóng dấu vào các loại tàiliệu, giấy tờ này thì người đóng dấu cần tuân theo các quy định của pháp luật.

Để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định của pháp luật liên quan đến cách thức đóng dấu các văn bản nội bộ của doanh nghiệp, hợp đồng giao dịch, giấy tờ tài liệu giao dịch, cũng như các văn bản liên quan đến các thủ tục hành chính giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước; bài viết này Luật Việt Tín xin chia sẻ những thông tin liên quan như sau:

Quy định của pháp luật về đóng dấu văn bản

Về cách thức trình bày văn bản và cách đóng dấu văn bản được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi nghị định định 110/2004/NĐ-CP  về công tác văn thư. Hai nghị định nêu trên được áp dụng cho các cơ quan tổ chức công lập và ngoài công lập, trong đó bao gồm cả tổ chức kinh tế, tức là áp dụng đối với cả doanh nghiệp. Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP thì nội dung phải có trong văn bản là con dấu, và cụ thể theo điều 26 quy định về đóng dấu các văn bản như sau:

– Việc đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và mực dấu đúng quy định ( mực đỏ).

– Nếu đóng dấu tại phần có chữ ký thì phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản do chính người ký văn bản quyết định và  dấu được đóng dấu lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức, hoặc tên phụ lục.

Ngoài ra việc sử dụng con dấu và đóng dấu trong doanh nghiệp sẽ được tuân the quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó việc sử dụng con dấu sẽ phải tuân theo các nguyên tắc , điều kiện được quy định tại Nghị địnhnày.

Về vấn đề sử dụng con dấu đối với các doanh nghiệp sẽ được tuân theo luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp có quyền chủ động trong việc quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng phải đăng ký với sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Con dấu sẽ được đăng ký công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn tư vấn về dấu và tìm hiểu về dịch vụ thành lập doanh nghiệp cặn kẽ hơn có thể gọi điện tới số Holine: 0945 292 808 – 0978 635 623 để được trả lời chi tiết hơn

Sử dụng con dấu trong những văn bản của doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều các con dấu như dấu pháp nhân hay còn gọi là dấu tròn doanh nghiệp, dấu chức danh, dấu ngày tháng năm, … Nhưng bài viết này chỉ hướng dẫn sử dụng con dấu tròn doanh nghiệp, đây là con dấu xác nhận giá trị pháp lý của văn bản. Còn các con dấu khác như dấu chức danh thì có thể đóng dấu hoặc viết tay, hoặc đánh máy in sẵn trên văn bản.

Đối với việc đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật theo Nghị định nêu trên, cũng như tuân thủ theo quy định tại các văn bản pháp luật chuyên ngành.

Trong các giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp thì sẽ có các hình thức đóng dấu như sau:

Đóng dấu treo:

Đóng dấu treo là hình thức đóng dấu tại trang đầu tiên của văn bản, và phải đóng dấu trùm lên phần tên của doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trên thực tế các doanh nghiệp thường đóng dấu treo trên các văn bản thông báo nội bộ của doanh nghiệp, hoặc đóng dấu lên góc trái của liên hóa đơn đỏ, hoặc hóa đơn bán lẻ. Đối với các văn bản đóng dấu treo thì không nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó, mà chỉ thể hiện văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.

Đóng dấu trên chữ ký trong văn bản

Đóng dấu trên chữ ký của văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Dấu đóng trên chữ ký sẽ ở phần xác nhận nội dung của văn bản, đóng dấu lên chữ ký của người đại diện theo pháp luật, hoặc người đại diện theo ủy quyền trong phạm vi ban hành văn bản đó. Dấu  đóng trên chữ ký sẽ trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền và lệch về phía bên trái của chữ ký.

Lưu ý: khi đóng dấu trùm lên chữ ký thì phải đóng dấu ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều văn bản, và mực dấu quy định là mực đỏ các loại mực dấu màu khác không có giá trị pháp lý.

Đóng dấu giáp lai:

Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu của doanh nghiệp đóng lên văn bản gồm nhiều tờ vào lề bên trái hoặc bên phải để trên tất cả các tờ giấy của một văn bản đều có dấu, để đảm bảo tính chính xác của từng tờ trong văn bản, tránh trường hợp cố tình làm thay đổi nội dung của văn bản nhằm làm giả mạo văn bản.

Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng mà hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu trên chữ ký của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì cần đóng dấu giáp lai của các bên ký kết hợp đồng. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà một lần không thể đóng dấu giáp lai hết thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và phải đảm bảo rằng khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể việc đóng dấu giáp lai áp dụng như sau:

– Áp dụng  dấu giáp lai với các văn bản có từ 02 trang trở lên đối với bản in 01 mặt hoặc từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.

– Dấu giáp lai sẽ được đóng vào phần giữa mép phải hoặc mép trái của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy trong văn bản.

– Mỗi lần đóng dấu tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt  của văn bản.

Những lưu ý khi sử dụng con dấu doanh nghiệp

Đóng dấu trong văn bản là hình thức xác nhận giá trị pháp lý của văn bản, tuy nhiên có những trường hợp không có con dấu thì văn bản vẫn có giá trị pháp lý.Ví dụ như trong trường hợp ký kết hợp đồng giữa hai doanh nghiệp, thì các bên có thể thỏa thuận không cần đóng dấu thì hợp đồng vẫn có hiệu lực. Chỉ cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật, hoặc đại diện theo ủy quyền của hai bên, là được. Trong trường hợp này thì thay bằng đóng dấu giáp lai, thì các bên có thể ký nháy vào cuối tất cả các trang của văn bản vẫn được chấp nhận. Nếu không có thỏa thuận thì hợp đồng cần đóng dấu trong doanh nghiệp để được công nhận. Như vậy, vẫn ưu tiên sự thỏa thuận của các bên trong các giao dịch về hợp đồng, không bắt buộc cần sử dụng con dấu trong những trường hợp giao dịch hợp đồng.

Đối với các giao dịch giữa doanh nghiệp có dấu và những cơ quan, tổ chức, cá nhân khác không quy định cần phải có dấu thì doanh nghiệp sẽ đóng dấu còn bên kia sẽ ký vào cuối mỗi trang văn bản để xác nhận bên cạnh chữ ký ở trang cuối cùng.

Đối với những giao dịch với cơ quan nhà nước, hay các loại giấy tờ của doanh nghiệp với ngân hàng,… thì bắt buộc phải có dấu để xác nhận. Việc có sử dụng dấu hay không trong những trường hợp này không phụ thuộc vào doanh nghiệp mà phụ thuộc vào các quy định của các văn bản pháp luật chuyên ngành mà doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

Lưu ý, con dấu của doanh nghiệp đã được đăng ký trên cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nên trong quá trình giao kết hợp đồng cần xem xét tính hợp pháp của con dấu, tránh trường hợp dẫn đến hợp đồng vô hiệu. Vì có rât nhiều doanh nghiệp hiện nay khắc nhiều dấu nhưng chưa đăng ký hết những con dấu này đến phòng đăng ký kinh doanh.

 

Cách thức đóng dấu đối với các văn bản của doanh nghiệp
Đánh giá bài viết

Gửi Bình Luận

avatar