Lưu ý khi khắc thêm con dấu tròn của doanh nghiệp

0
22

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì tất cả các doanh nghiệp sẽ có quyền chủ động  về việc quyết định hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp và cần đảm bảo hai nội dung là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp, cũng như tuân thủ theo các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một con dấu, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng dấu của mình.

Để làm rõ các quy định của pháp luật về vấn đề này, cũng như cung cấp cho bạn đọc những lưu ý khi khắc thêm con dấu tròn của doanh nghiệp, bài viết này xin chia sẻ những thông tin như sau:

Quy định về con dấu tròn của doanh nghiệp

Con dấu tròn của doanh nghiệp được quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.

Theo quy định của pháp luật, về nguyên tắc khi sử dụng con dấu phải đảm bảo:

– Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.

– Việc sử dụng con dấu phải đảm bảo tuân theo quy định ( Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu nhưng phải thực hiện đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật).

Các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng dấu tròn doanh nghiệp:

– Sử dụng con dấu giả, sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng

– Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu dấu

– Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký

– Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch các thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

–  Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền

–  Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu dấu.

Đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp: Từ thời điểm Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thì cơ quan công an không còn quản lý về con dấu doanh nghiệp nữa. các doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc quản lý con dấu. Nhưng trước khi sử dụng thì doanh nghiệp sẽ có nghĩa vụ phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý khi khắc thêm con dấu tròn doanh nghiệp

Trước đây, mỗi một doanh nghiệp chỉ được sử dụng 1con dấu tròn doanh nghiệp, nhưng từ thời điểm Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, thì các doanh nghiệp đã có thể sử dụng nhiều con dấu. Điều này phù hợp với thực tế hoạt động của các doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, công ty có trụ sở ở một nơi và văn phòng giao dịch ở nhiều nơi khác nhau, nếu như chỉ có một con dấu thì rất khó để đóng dấu kịp thời các văn bản. Doanh nghiệp sẽ phải mất công chuyển dấu, hoặc đóng dấu rồi gửi chuyển phát ra các văn phòng giao dịch, khó khăn nhất là trong trường hợp trụ sở chính và các văn phòng giao dịch lại cách xa thì rất bất tiên. Chính vì vậy, các doanh nghiệp thường khắc thêm con dấu tròn doanh nghiệp để tiện sử dụng.

Khi khắc thêm con dấu tròn doanh nghiệp, thì trước tiên sẽ cần đặt dấu phù hợp với nội dung trên đăng ký kinh doanh. Sau khi khắc dấu thì cần làm thủ tục thông báo mẫu dấu, tất cả những con dấu khắc mới thì đều cần tiến hành thủ tục này.

Quy định về thông báo mẫu dấu tại Công văn số 4211/BKHĐT-ĐKKD 2015, cụ thể như sau:

Trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu sẽ phải gửi thông báo về mẫu dấu của doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại điện đến phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, hoặc nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để công khai thông tin về mẫu dấu trên trang đăng ký doanh nghiệp.

Việc thông báo mẫu dấu dấu của doanh nghiệp như sau:

Doanh nghiệp làm một bộ hồ sơ thông báo mẫu dấu bao gồm:

– Thông báo mẫu dấu ( theo mẫu)

– Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên, quyết định và bản sao hợp lệ biên bản hợp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên, hoặc của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, hoặc của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về quyết định khắc dấu mới: cũng như thể hiện về nội dung, hình thức, số lượng con dấu khắc thêm.

Sau đó, nộp thông báo mẫu dấu lên phòng đăng ký kinh doanh. Sau khi nhận được thông báo về mẫu dấu, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao cho doanh nghiệp giấy biên nhận, thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh  nghiệp dồng thời thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu doanh nghiệp.

Sau khi Phòng đăng ký kinh doanh đăng tải thông tin về mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì sau 3 ngày kể từ ngày đăng tải thì con dấu mới có hiệu lực. Như vậy, các doanh nghiệp nên chú ý để tránh trường hợp sử dụng con dấu làm ảnh hưởng đến hiệu lực của các văn bản.

Lưu ý: Thông thường đối với con dấu của các doanh nghiệp thường sử dụng là dấu tròn, mực đỏ. Tuy nhiên theo hướng dẫn tại Điều 12, Điều 13 Nghị định 96/2015/NĐ-CP thì các doanh nghiệp sẽ được quyền quyết định về các nội dung này, và phải bao gồm các nội dung về:

– Mẫu con dấu: Hình thức, kích cỡ, nội dung và màu mực dấu;

– Số lượng con dấu.

– Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Mẫu con dấu của doanh nghiệp sẽ phải được thể hiện dưới một hình thức cụ thể như: hình tròn, hình đa giác, hoặc hình khác. Nhưng các con dấu trong doanh nghiệp phải thống thất về nội dung, hình thức và kích thước.

Như vậy, theo quy định thì các nội dung liên quan đến con dấu như hình dạng, hau màu mực dấu sẽ do doanh nghiệp tự mình quyết định, mà không bắt buộc phải là mực đỏ, và hình tròn như trước đây. Nhưng theo xu hướng chung, thì vẫn chưa có doanh nghiệp nào sử dụng con dấu khác với hình tròn và mực đỏ.

Các doanh nghiệp khi khắc thêm dấu cần đảm bảo con dấu của mình đã được thông báo mẫu dấu đầy đủ, để tránh trường hợp chưa thông báo mẫu dấu, thì dấu đóng trên các văn bản sẽ không có giá trị pháp lý và như vậy sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp khi có tranh chấp phát sinh.

 

Lưu ý khi khắc thêm con dấu tròn của doanh nghiệp
Đánh giá bài viết

Gửi Bình Luận