Trong quá trình hoạt động, việc doanh nghiệp chuyển địa điểm trụ sở chính là điều thường gặp. Tại Hà Nội – nơi tập trung nhiều khu đô thị, khu công nghiệp, cao ốc văn phòng – nhu cầu thay đổi trụ sở kinh doanh giữa các quận như Cầu Giấy, Nam Từ Liêm, Hai Bà Trưng hay Hoàng Mai là rất phổ biến.
Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ không đơn giản là một thủ tục hành chính nội bộ, mà là một thay đổi pháp lý bắt buộc phải đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải thực hiện các bước chốt thuế, cập nhật hồ sơ thuế, hóa đơn, tài khoản ngân hàng,… theo đúng quy định của pháp luật.
I. Cơ sở pháp lý
-
Luật Doanh nghiệp 2020
-
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
-
Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản thuế liên quan
II. Các bước thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính (khác quận) tại Hà Nội
Bước 1: Doanh nghiệp làm thủ tục chốt thuế tại Chi cục thuế quận cũ
Theo quy định, khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính sang quận khác, việc quản lý thuế cũng sẽ chuyển từ chi cục thuế nơi cũ sang nơi mới. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải:
-
Nộp hồ sơ chốt thuế tại chi cục thuế cũ
-
Được cấp thông báo chuyển địa điểm để tiếp tục làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Hồ sơ chốt thuế gồm:
-
Mẫu 08-MST thông báo thay đổi thông tin người nộp thuế
-
Công văn đề nghị chuyển quận
-
Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ (bản sao)
Thời gian xử lý: 5 – 7 ngày làm việc.
Bước 2: Thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Sở KH&ĐT Hà Nội
Sau khi có thông báo xác nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:
-
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1)
-
Quyết định và biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở
-
Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện)
-
Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật
Doanh nghiệp có thể nộp:
-
Trực tiếp tại bộ phận một cửa – Sở KH&ĐT TP. Hà Nội
-
Hoặc qua mạng tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Thời gian xử lý: 3 – 5 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ).
Bước 3: Cập nhật thông tin với cơ quan thuế nơi mới
Sau khi có giấy đăng ký kinh doanh với địa chỉ mới, doanh nghiệp nộp hồ sơ cập nhật thông tin với chi cục thuế mới. Thủ tục gồm:
-
Thông báo mẫu 08-MST
-
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
-
Văn bản xác nhận đã chuyển địa chỉ từ chi cục thuế cũ
Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và điều chỉnh thông tin doanh nghiệp trên hệ thống.
Bước 4: Thông báo với ngân hàng, bảo hiểm, hóa đơn, đối tác liên quan
Việc thay đổi địa chỉ công ty có thể ảnh hưởng đến:
-
Tài khoản ngân hàng (phải cập nhật địa chỉ trên giấy phép)
-
Hóa đơn điện tử (thay đổi thông tin in trên hóa đơn)
-
Hợp đồng kinh tế, hồ sơ thầu
-
Các nghĩa vụ bảo hiểm xã hội (trường hợp thay đổi đơn vị quản lý BHXH)
III. Những lưu ý khi thay đổi địa chỉ khác quận
-
Không được sử dụng địa chỉ nhà tập thể/căn hộ chung cư làm trụ sở (trừ khi đã chuyển đổi mục đích sử dụng).
-
Phải chốt thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, nếu không sẽ bị từ chối.
-
Cần kiểm tra xem địa chỉ mới có phù hợp pháp luật không (ví dụ: nằm trong quy hoạch bị hạn chế cấp phép).
-
Không nên phát sinh hóa đơn trong thời gian chờ chuyển địa chỉ, vì có thể bị cơ quan thuế tra soát, gây vướng mắc về sau.
IV. Dịch vụ hỗ trợ trọn gói của Luật Việt Tín
Với hàng ngàn hồ sơ thực hiện tại Hà Nội và các tỉnh thành khác, Luật Việt Tín tự hào là đơn vị chuyên tư vấn và đại diện thực hiện trọn gói thay đổi trụ sở doanh nghiệp, kể cả các trường hợp phức tạp.
Chúng tôi sẽ:
-
Tư vấn chi tiết từng bước thực hiện
-
Soạn hồ sơ theo đúng quy định mới nhất
-
Đại diện làm việc với cơ quan thuế và Sở KH&ĐT
-
Hướng dẫn cập nhật đồng bộ thông tin với ngân hàng, hóa đơn, bảo hiểm xã hội,…
V. Liên hệ tư vấn
Quý doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Hà Nội – vui lòng liên hệ Luật Việt Tín để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian: