Trong quá trình đăng ký, công bố hoặc xin cấp phép lưu hành sản phẩm nhập khẩu vào Việt Nam – đặc biệt là các nhóm hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, hay hóa chất – một trong những tài liệu thường được yêu cầu là CFS (Giấy chứng nhận lưu hành tự do – Certificate of Free Sale). Tuy nhiên, không phải quốc gia nào cũng cấp loại giấy này. Khi sản phẩm được nhập khẩu từ quốc gia không cấp CFS, doanh nghiệp thường lúng túng không biết phải xử lý thế nào để hồ sơ vẫn hợp lệ theo quy định của Việt Nam. Hãy cùng Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. CFS là gì và vai trò của nó trong hồ sơ nhập khẩu.
CFS là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận rằng sản phẩm đó được phép lưu hành tự do và hợp pháp tại quốc gia đó. Tại Việt Nam, CFS thường được yêu cầu trong các hồ sơ sau:
- Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu (theo Thông tư 06/2011/TT-BYT).
- Hồ sơ đăng ký thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chức năng (theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP).
- Hồ sơ đăng ký sản phẩm hóa chất, chất tẩy rửa, phân bón, thuốc thú y, v.v.
CFS có ý nghĩa quan trọng, thể hiện rằng sản phẩm an toàn, hợp pháp và đang được lưu hành tại nước sản xuất – là căn cứ giúp cơ quan Việt Nam xem xét chấp thuận sản phẩm nhập khẩu.
II. Trường hợp các nước xuất khẩu không cấp CFS.
Một số quốc gia không có cơ chế cấp CFS vì sản phẩm không chịu sự quản lý theo cơ chế lưu hành hoặc hệ thống quản lý khác. Ví dụ:
- Các nước như Hoa Kỳ, Úc, Canada, New Zealand có cơ chế tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp (self-declaration), nên CFS không được cấp rộng rãi.
- Một số nước châu Âu chỉ cấp CFS cho một số nhóm sản phẩm nhất định, không phải cho mọi hàng hóa.
Do đó, khi nhập khẩu từ những nước này, doanh nghiệp không thể xin được CFS dù sản phẩm hợp pháp, có giấy phép sản xuất đầy đủ.
III. Cách xử lý khi không có CFS.
Theo quy định của Việt Nam, nếu quốc gia xuất khẩu không cấp CFS, doanh nghiệp có thể thay thế bằng các tài liệu hợp pháp tương đương, cụ thể như sau:
- Văn bản xác nhận không cấp CFS.
- Do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu hoặc Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó xác nhận.
- Nội dung nêu rõ: “Quốc gia … hiện không cấp CFS cho loại sản phẩm này”.
- Văn bản này phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế song phương).
- Tài liệu thay thế cho CFS.
Tùy nhóm sản phẩm, doanh nghiệp có thể nộp một trong các giấy tờ sau:
- Giấy phép sản xuất hoặc giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện sản xuất (Manufacturing License, GMP Certificate).
- Kết quả kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm do phòng thử nghiệm được công nhận tại nước xuất khẩu cấp.
- Giấy chứng nhận lưu hành trong hệ thống phân phối (invoice, catalogue, website nhà sản xuất thể hiện đang bán sản phẩm tại nước sở tại).
- Tài liệu pháp lý chứng minh sản phẩm được phép bán trong nước (ví dụ: giấy chứng nhận đăng ký FDA với sản phẩm của Mỹ).
- Trường hợp đặc biệt.
Đối với mỹ phẩm, Cục Quản lý Dược (Bộ Y tế) cho phép thay thế CFS bằng văn bản cam kết của nhà sản xuất xác nhận rằng sản phẩm đang được lưu hành hợp pháp tại nước sản xuất, kèm hóa đơn bán lẻ, ảnh bao bì, nhãn gốc để chứng minh.
IV. Lưu ý khi nộp hồ sơ.
- Tất cả tài liệu thay thế CFS đều phải có chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự (nếu do nước ngoài cấp).
- Cần dịch sang tiếng Việt có công chứng theo quy định.
- Doanh nghiệp nên trao đổi trước với cơ quan tiếp nhận hồ sơ (ví dụ: Cục An toàn thực phẩm, Cục Quản lý Dược) để được hướng dẫn cụ thể về loại tài liệu thay thế được chấp nhận.
Khi nhập khẩu sản phẩm từ quốc gia không cấp CFS, doanh nghiệp vẫn có thể hoàn thiện hồ sơ hợp lệ nếu biết cách chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp của sản phẩm. Việc chuẩn bị văn bản xác nhận không cấp CFS, kết hợp với các tài liệu chứng minh lưu hành hợp pháp và chất lượng sản phẩm, sẽ giúp hồ sơ được cơ quan Việt Nam chấp thuận nhanh chóng. Điều quan trọng là xác định rõ nhóm sản phẩm, tham khảo quy định chuyên ngành tương ứng, và chuẩn bị hồ sơ thay thế đầy đủ, hợp pháp hóa đúng quy trình.
Như vậy, không có CFS không đồng nghĩa với việc không thể nhập khẩu, mà chỉ cần linh hoạt thay thế bằng các chứng từ hợp pháp tương đương theo quy định hiện hành.
Bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0972 859 311)