Trong quá trình sản xuất – kinh doanh thực phẩm, mỹ phẩm, hay các sản phẩm tiêu dùng khác tại Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm trước khi đưa hàng hóa ra thị trường. Tuy nhiên, sau khi hồ sơ công bố đã được cơ quan nhà nước tiếp nhận hoặc cấp xác nhận, nhiều doanh nghiệp băn khoăn: Hồ sơ công bố có thời hạn không? Có cần phải gia hạn hoặc làm lại định kỳ hay không? Hãy cùng Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Quy định chung về thời hạn của hồ sơ công bố sản phẩm.
Hiện nay, các quy định về công bố sản phẩm được điều chỉnh chủ yếu tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP (về an toàn thực phẩm) và Thông tư 06/2011/TT-BYT (về công bố mỹ phẩm). Theo đó, không phải tất cả các loại hồ sơ công bố đều có thời hạn như nhau. Cụ thể:
- Đối với sản phẩm thực phẩm tự công bố: Hồ sơ không có thời hạn cụ thể. Khi doanh nghiệp đã tự công bố và đăng tải trên trang thông tin điện tử hoặc niêm yết tại trụ sở, bản tự công bố có giá trị vô thời hạn, miễn là thông tin sản phẩm không thay đổi.
- Đối với thực phẩm đăng ký bản công bố (thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt):
Giấy Xác nhận công bố sản phẩm có thời hạn 5 năm kể từ ngày ký. Hết thời hạn này, doanh nghiệp phải đăng ký lại nếu muốn tiếp tục lưu hành sản phẩm. - Đối với mỹ phẩm: Hồ sơ công bố mỹ phẩm có giá trị vô thời hạn. Doanh nghiệp chỉ cần nộp lại hồ sơ mới nếu thay đổi về tên sản phẩm, công thức, nhà sản xuất, hoặc nước sản xuất.
II. Khi nào cần gia hạn hoặc công bố lại.
Doanh nghiệp chỉ cần gia hạn hoặc công bố lại hồ sơ trong các trường hợp sau:
- Khi hồ sơ có thời hạn và sắp hết hiệu lực.
- Với các sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe, giấy xác nhận công bố có thời hạn 5 năm, nên trước khi hết hạn, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký lại để tránh gián đoạn lưu hành.
- Hồ sơ đăng ký lại được thực hiện tương tự như lần đầu, gồm kết quả kiểm nghiệm, bằng chứng khoa học, CFS (nếu nhập khẩu), và các giấy tờ pháp lý khác.
- Khi có thay đổi thông tin sản phẩm
Dù hồ sơ còn hiệu lực, doanh nghiệp vẫn phải công bố lại nếu có thay đổi về:
- Thành phần, công thức, dạng bao bì hoặc nhãn mác sản phẩm.
- Tên, địa chỉ nhà sản xuất hoặc nước sản xuất.
- Nhà nhập khẩu hoặc đơn vị chịu trách nhiệm công bố tại Việt Nam.
Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và an toàn của sản phẩm, nên phải cập nhật lại để hồ sơ được công nhận hợp lệ.
III. Quy trình gia hạn hoặc đăng ký lại hồ sơ công bố.
Quy trình gia hạn hồ sơ công bố giống như đăng ký mới, bao gồm các bước:
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Bản công bố cũ và giấy xác nhận sắp hết hạn.
- Kết quả kiểm nghiệm mới (trong 12 tháng).
- CFS hợp lệ (nếu nhập khẩu).
- Bằng chứng khoa học về công dụng, an toàn.
- Giấy ủy quyền, giấy phép kinh doanh, nhãn sản phẩm.
- Nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công hoặc Cổng Một cửa quốc gia.
- Theo dõi và nhận kết quả xác nhận lại: từ Cục An toàn thực phẩm (đối với thực phẩm) hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành tương ứng.
IV. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
- Doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn của hồ sơ công bố để nộp lại kịp thời trước khi hết hiệu lực.
- Nếu sản phẩm chưa đăng ký lại mà vẫn lưu hành, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP với mức phạt lên tới hàng chục triệu đồng.
- Đối với sản phẩm không cần gia hạn (như thực phẩm tự công bố, mỹ phẩm), doanh nghiệp vẫn nên định kỳ kiểm tra chất lượng để đảm bảo sản phẩm phù hợp với quy chuẩn hiện hành.
Không phải tất cả hồ sơ công bố đều cần gia hạn, mà chỉ những hồ sơ có thời hạn xác định – chủ yếu là thực phẩm bảo vệ sức khỏe và nhóm sản phẩm đặc biệt – mới phải đăng ký lại sau 5 năm. Với các loại sản phẩm khác như thực phẩm tự công bố, mỹ phẩm, hồ sơ có giá trị vô thời hạn nhưng phải cập nhật khi có thay đổi về thông tin. Việc tuân thủ đúng thời hạn, chủ động rà soát và chuẩn bị hồ sơ gia hạn không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch và trách nhiệm với người tiêu dùng.
Bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0972 859 311)