Trong quá trình công bố sản phẩm (dù là tự công bố thực phẩm, đăng ký công bố thực phẩm bảo vệ sức khỏe, hay công bố mỹ phẩm), doanh nghiệp không chỉ phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ mà còn có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công bố để phục vụ cho công tác hậu kiểm của cơ quan chức năng. Việc lưu trữ đúng thời gian quy định giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt khi thanh tra, đồng thời đảm bảo minh chứng rõ ràng về nguồn gốc và tính pháp lý của sản phẩm lưu hành trên thị trường. Hãy cùng Việt Tín tìm hiểu về vấn đề này nhé!
I. Căn cứ pháp lý.
Thời gian lưu trữ hồ sơ công bố được quy định trong các văn bản pháp luật như:
- Nghị định số 15/2018/NĐ-CP (và các sửa đổi, bổ sung);
- Nghị định số 93/2022/NĐ-CP (đối với mỹ phẩm);
- Các quy định liên quan đến lưu trữ hồ sơ hành chính và sản phẩm trong lĩnh vực an toàn thực phẩm.
II. Thời gian lưu trữ hồ sơ công bố.
Doanh nghiệp cần căn cứ theo từng loại sản phẩm cụ thể:
a. Đối với hồ sơ tự công bố sản phẩm thực phẩm (tự công bố theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP):
- Thời gian lưu trữ: ít nhất 03 năm kể từ ngày sản phẩm hết hạn sử dụng.
- Hồ sơ cần lưu gồm: bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, nhãn sản phẩm, giấy tờ pháp lý của tổ chức/cá nhân công bố, bản tiếp nhận tự công bố từ cơ quan quản lý (nếu có).
b. Đối với hồ sơ đăng ký công bố thực phẩm bảo vệ sức khỏe (qua Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế):
- Thời gian lưu trữ: ít nhất 05 năm kể từ ngày sản phẩm hết hạn sử dụng.
- Hồ sơ cần lưu gồm: bản công bố, phiếu kết quả kiểm nghiệm, CFS (giấy chứng nhận lưu hành tự do), bằng chứng khoa học về công dụng, giấy xác nhận nội dung quảng cáo (nếu có), văn bản tiếp nhận hồ sơ đăng ký công bố sản phẩm.
c. Đối với hồ sơ công bố mỹ phẩm:
- Thời gian lưu trữ: ít nhất 03 năm kể từ ngày sản phẩm được đưa ra thị trường.
- Hồ sơ cần lưu gồm: phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (đã được tiếp nhận), dữ liệu PIF (Product Information File), CFS, tài liệu chứng minh tính an toàn và công dụng của sản phẩm.
III. Mục đích và ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ.
Việc lưu trữ hồ sơ công bố không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn mang nhiều lợi ích thực tiễn:
- Phục vụ công tác hậu kiểm, thanh tra: Khi cơ quan quản lý kiểm tra, doanh nghiệp có hồ sơ để chứng minh sản phẩm hợp pháp.
- Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp: Nếu có tranh chấp hoặc khiếu nại về chất lượng sản phẩm, hồ sơ công bố là bằng chứng pháp lý quan trọng.
- Hỗ trợ tái công bố hoặc điều chỉnh thông tin: Khi thay đổi nhãn, thành phần hoặc nhà sản xuất, hồ sơ cũ giúp đối chiếu nhanh chóng.
Lưu ý:
- Hồ sơ nên được lưu cả bản giấy và bản điện tử (file scan, lưu trên hệ thống nội bộ, drive an toàn).
- Ghi rõ ngày công bố, ngày hết hạn, thời hạn lưu trữ trên bìa hồ sơ để dễ quản lý.
- Trong trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh hoặc thay đổi pháp nhân, hồ sơ phải được bàn giao, lưu trữ liên tục để không mất dữ liệu chứng minh nguồn gốc sản phẩm.
Tùy từng loại sản phẩm, thời gian lưu trữ hồ sơ công bố dao động từ 03 đến 05 năm sau khi sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc đưa ra thị trường. Việc lưu trữ đầy đủ và có hệ thống không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo đảm quyền lợi, uy tín và an toàn trong hoạt động kinh doanh lâu dài.Bottom of Form
Bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0972 859 311)