Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là tài liệu quan trọng đối với các doanh nghiệp nhập khẩu sản phẩm vào Việt Nam, đặc biệt trong các lĩnh vực như thực phẩm, dược phẩm, hoặc hàng hóa thương mại. Để đảm bảo tính hợp pháp khi sử dụng tại Việt Nam, CFS thường cần được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ một số trường hợp được miễn theo hiệp định song phương. Hãy cùng Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Khi Nào Cần Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự CFS?
Hợp pháp hóa lãnh sự là yêu cầu bắt buộc đối với CFS trong các trường hợp sau:
– CFS được cấp tại nước ngoài: Mọi giấy chứng nhận do cơ quan nước ngoài phát hành đều phải được hợp pháp hóa để được công nhận tại Việt Nam.
– Sử dụng trong hồ sơ nộp tại Việt Nam: CFS cần thiết khi nộp hồ sơ cho các cơ quan như Cục An toàn thực phẩm, Cục Quản lý Dược, Sở Công Thương, hoặc các cơ quan tương tự.
– Không thuộc quốc gia có hiệp định miễn hợp pháp hóa: Nếu nước cấp CFS không ký hiệp định miễn hợp pháp hóa với Việt Nam (ví dụ: Lào, Campuchia, Belarus, Nga, Pháp, v.v.), tài liệu phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.
– Trường hợp được miễn: Nếu Việt Nam và nước cấp CFS có hiệp định song phương miễn hợp pháp hóa, CFS chỉ cần được chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của nước đó, chẳng hạn như Bộ Ngoại giao hoặc Bộ Y tế, mà không cần thêm bước hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam.
II. Quy Trình Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự CFS.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự CFS bao gồm ba bước rõ ràng:
Bước 1: Chứng Nhận Tại Nước Cấp CFS
– CFS phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại, thường là Bộ Y tế, Bộ Công Thương, hoặc cơ quan tương đương.
– Sau đó, tài liệu này cần được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan phụ trách đối ngoại của nước cấp. Ví dụ:
- Ở Úc: CFS do Department of Health cấp, sau đó được chứng nhận bởi Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT).
- Ở Pháp: CFS do Ministère de la Santé cấp, sau đó được chứng nhận bởi Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
Bước 2: Hợp Pháp Hóa Tại Cơ Quan Đại Diện Việt Nam
– Sau khi được chứng nhận bởi cơ quan nước ngoài, CFS cần được nộp tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó.
– Cơ quan này sẽ kiểm tra và dán tem hợp pháp hóa lãnh sự (Consular Legalization Stamp) lên tài liệu, xác nhận tính hợp pháp của CFS để sử dụng tại Việt Nam.
Bước 3: Dịch Thuật và Chứng Thực Tại Việt Nam
– Khi mang CFS về Việt Nam, tài liệu cần được:
- Dịch sang tiếng Việt bởi công ty dịch thuật có công chứng.
- Chứng thực bản dịch tại phòng công chứng hoặc phòng tư pháp tại quận/huyện để đảm bảo bản dịch hợp lệ.
III. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Nộp Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự.
Khi nộp hồ sơ hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài, bạn cần chuẩn bị:
– Bản gốc CFS đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước cấp.
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ.
– Mẫu đơn hợp pháp hóa lãnh sự (có sẵn tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam).
– Lệ phí hợp pháp hóa, thường từ 10–15 USD mỗi tài liệu.
– Phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận nếu gửi hồ sơ qua bưu điện.
IV. Thời Gian và Lệ Phí.
– Thời gian xử lý: Quy trình hợp pháp hóa thường mất từ 3 đến 7 ngày làm việc, tùy thuộc vào cơ quan xử lý và khối lượng hồ sơ.
– Lệ phí: Chi phí dao động từ 10–20 USD mỗi tài liệu, chưa bao gồm phí dịch vụ chuyển phát (nếu có). Bạn nên kiểm tra chính xác lệ phí tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại.
Hợp pháp hóa lãnh sự CFS là bước cần thiết để tài liệu được công nhận tại Việt Nam, đặc biệt cho sản phẩm nhập khẩu như thực phẩm, dược phẩm, hoặc hàng hóa thương mại. Quy trình gồm chứng nhận tại nước cấp, hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam, và dịch thuật, chứng thực tại Việt Nam. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ yêu cầu giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Nếu nước cấp CFS thuộc nhóm miễn hợp pháp hóa, chỉ cần chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền. Kiểm tra hiệp định song phương và liên hệ Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam để đảm bảo thực hiện đúng, hiệu quả.
Bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0972 859 311)