Việc đại diện theo ủy quyền đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp về quyền lợi ích đẩy mạnh việc xúc tiến thương mại của doanh nghiệp là những vai trò không thể phủ nhận của văn phòng đại diện công ty. Tuy nhiên để có thể thành lập văn phòng đại diện được dễ dàng, hãy cùng Luật Việt Tín tìm hiểu các điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty theo quy định của pháp luật, cũng như hiểu bản bản chất của đơn vị phụ thuộc này để phát huy tối đa vai trò của văn phòng đại diện công ty.
Văn phòng đại diện công ty là gì?
Văn phòng đại diện được coi là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhiệm vụ đại diện hay thay mặt chính là nhiệm vụ lớn nhất theo sự ủy quyền nhằm đảm bảo những lợi ích chính đáng của doanh nghiệp, thương hiệu, hàng hóa dịch vụ,.. được nâng cao thương mại. Và sự có mặt văn phòng đại diện công ty sẽ có chức năng bảo vệ cho các quyền lợi ích của doanh nghiệp bạn.
- Văn phòng đại diện của công ty không có chức năng kinh doanh.
- Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp được thông tin thị trường, nhằm để hỗ trợ doanh nghiệp gốc trong việc tiếp cận với thị trường và liên hệ mắc nối với các đối tác mới.
- Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng nhằm thuận tiện cho quá trình hoạt động chuyên môn của văn phòng đại diện được chủ động.
- Doanh nghiệp gốc muốn thực hiện việc thăm dò thị trường, hoặc quảng bá nâng cao giá trị thương hiệu tới đến các thị trường khác: tỉnh thành phố khác với trụ sở công ty đang đặt trụ sở, sẽ cần thành lập văn phòng đại diện.
=>> Tổng hợp: Tìm hiểu về việc thành lập văn phòng đại diện và tiến hành mở văn phòng đại diện cho công ty của bạn
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty
Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã quy định về văn phòng đại diện công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước (khác tỉnh thành phố) và nước ngoài.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước
Doanh nghiệp gốc của bạn có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Theo quyết của người đứng đầu: Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu áp dụng đối với công ty TNHH 1 thành viên, của Hội đồng quản trị áp dụng đối với công ty cổ phần, với các thành viên hợp danh áp dụng cho công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện công ty.
Cần đảm bảo các điều kiện mở văn phòng đại diện công ty như: về tên văn phòng đảm bảo không vi phạm các nguyên tắc đặt tên, tránh gây nhầm lẫn hiểu nhầm.
Vấn đề trụ sở văn phòng cần lưu ý lựa chọn các địa điểm có thuộc trường hợp cấm? Người đứng đầu đảm bảo các điều kiện theo quy định của pháp luật (không thuộc diện bị cấm tham gia các hoạt động kinh doanh, thương mại).
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Đối với thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
Điều kiện về thương nhân nước ngoài cần phải hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký tại nước bạn;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài mà quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung của các hoạt động của Văn phòng đại diện công ty phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên tham dự;
Nếu như nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện công ty không phù hợp với các cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài mà không thuộc quốc gia hay các vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế (Việt Nam là thành viên) để có thành lập Văn phòng đại diện công ty phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý cơ quan chuyên ngành.
Ngoài ra cần lưu ý:
- Người đứng đầu văn phòng đại diện
Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký kết hợp đồng lao động với văn phòng đại diện công ty; và chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền hoặc trong những trường hợp thực hiện quá phạm vi ủy quyền. Không được kiêm nhiệm như vừa đứng đầu chi nhánh bên nước ngoài lại là đứng đầu văn phòng đại diện công ty…
- Số lượng văn phòng đại diện công ty
Một thương nhân có quốc tịch nước ngoài không được phép thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện công ty có cùng một tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tại Việt Nam.
- Tên văn phòng đại diện
Theo quy định pháp luật Việt Nam cần đảm bảo nguyên tắc theo quy cách đặt tên, phải được gắn ở trụ sở văn phòng đại diện công ty.
- Trụ sở văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện công ty có thể ký hợp đồng thuê trụ sở để thực hiện các hoạt động tại Việt Nam; tuy nhiên không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty
Có thể nói việc thành lập văn phòng đại diện công ty khá khó khăn đặc biệt đối với trường hợp thương nhân nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam.
Qua các điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty đã ít nhiều cho quý khách hàng phần nào có cái nhìn tổng quát cơ bản về quy định cũng như những khó khăn vướng mắc để có thể thành lập văn phòng đại diện công ty và phát huy vai trò lớn của đơn vị phụ thuộc này, quý khách hàng có thể liên hệ tư vấn với đội ngũ Luật sư chuyên viên của Luật Việt Tín cũng như có thể sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp của chúng tôi.
Luật Việt Tín cam kết hỗ trợ và thực hiện đầy đủ hồ sơ, thủ tục cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty sớm nhất, tiết kiệm nhất cho quý khách.
=>> Tổng hợp: Điều kiện để thành lập doanh nghiệp là gì? có các loại hình doanh nghiệp nào?