Trong quá trình công bố sản phẩm (đặc biệt là thực phẩm, mỹ phẩm, hoặc thực phẩm bảo vệ sức khỏe), nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê đơn vị dịch vụ để hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính. Một trong những câu hỏi thường gặp là: “Hồ sơ công bố có thể do bên dịch vụ đại diện nộp thay doanh nghiệp hay không?” Hãy cùng Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Căn cứ pháp lý cho việc nộp hồ sơ công bố thay.
Theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP và Nghị định 155/2018/NĐ-CP, pháp luật cho phép tổ chức, cá nhân sản xuất – kinh doanh sản phẩm được ủy quyền cho đơn vị khác thực hiện thủ tục công bố thay mình.
Tuy nhiên, việc này phải có giấy ủy quyền hợp lệ giữa hai bên, đảm bảo:
- Có văn bản ủy quyền nêu rõ phạm vi ủy quyền (chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận kết quả…).
- Có chữ ký và con dấu (nếu có) của bên ủy quyền (doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh).
- Bên được ủy quyền (đơn vị dịch vụ) phải chịu trách nhiệm thực hiện đúng nội dung được ủy quyền.
Như vậy, pháp luật không cấm việc nộp hồ sơ công bố thông qua bên dịch vụ, miễn là có giấy ủy quyền rõ ràng và hợp lệ.
II. Hình thức ủy quyền hợp pháp.
Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho bên dịch vụ theo một trong hai hình thức:
- Giấy ủy quyền thông thường: áp dụng khi bên dịch vụ chỉ thực hiện nộp hồ sơ trên hệ thống hoặc tại cơ quan tiếp nhận.
- Hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc hợp đồng đại diện: áp dụng khi bên dịch vụ tham gia toàn bộ quá trình (chuẩn bị hồ sơ, kiểm nghiệm, nộp, bổ sung, nhận kết quả).
Mẫu giấy ủy quyền cần ghi rõ:
- Tên và thông tin hai bên;
- Phạm vi, thời hạn ủy quyền;
- Trách nhiệm và cam kết của mỗi bên;
- Chữ ký, con dấu của bên ủy quyền.
III. Trách nhiệm pháp lý.
Dù ủy quyền cho bên dịch vụ nộp hồ sơ, doanh nghiệp vẫn là chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng đối với:
- Tính chính xác của hồ sơ công bố;
- Chất lượng, an toàn của sản phẩm;
- Việc duy trì các điều kiện công bố sau khi được chấp thuận.
Nếu có sai sót, vi phạm trong hồ sơ hoặc sản phẩm, cơ quan quản lý xử lý doanh nghiệp chủ sản phẩm, không phải đơn vị dịch vụ (trừ trường hợp có thỏa thuận riêng và chứng minh lỗi từ phía dịch vụ).
Tóm lại, hồ sơ công bố hoàn toàn có thể do bên dịch vụ đại diện nộp thay doanh nghiệp, nếu có giấy ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, trách nhiệm pháp lý về hồ sơ và sản phẩm vẫn thuộc về doanh nghiệp chủ sản phẩm.
Vì vậy, doanh nghiệp nên chọn đơn vị dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm thực tế, kiểm tra kỹ nội dung hồ sơ trước khi ký ủy quyền.
Bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0972 859 311)