Lập kế hoạch tài chính cho công ty mới khởi nghiệp

Kế hoạch tài chính của một công ty được thể hiện qua các bản kế hoạch tiền mặt, kết quả kinh doanh (lời, lỗ), bảng cân đối kế toán (tài sản, nguồn vốn), từ đó mà các công ty có thể xây dựng những chỉ tiêu biểu hiện tốc độ tăng trưởng của doanh thu, lợi nhuận, các tỷ suất sinh lời, khả năng trả nợ… Để xây dựng được những bản kế hoạch tài chính nêu trên, bạn cần dự báo được các thông số đầu vào, gồm có: doanh thu, giá vốn, các hạng mục chi phí, bán chịu, tồn kho, mua hàng trả chậm, tồn quỹ tối thiểu, đầu tư thêm, trả lãi ngân hàng… Các thông số này sẽ được xác định dựa trên các kế hoạch của từng mảng hoạt động của doanh nghiệp, như kế hoạch bán hàng, cung ứng, sản xuất, marketing, nhân sự, đầu tư…

Các kế hoạch của từng mảng hoạt động của doanh nghiệp được xây dựng nhằm mục đích đạt được các chỉ tiêu về tài chính. Quan trọng nhất là kế hoạch bán hàng phải cho biết được dự kiến số lượng, giá bán với từng loại sản phẩm qua từng kênh phân phối, từng đối tượng khách hàng. Kế hoạch bán hàng được thiết lập trên cơ sở nghiên cứu thị trường, phân tích những phản hồi từ khách hàng và dự đoán hành vi của đối thủ cạnh tranh nhằm đưa ra một mục tiêu tăng trưởng doanh số; đồng thời phát triển những giải pháp với những nhiệm vụ cụ thể cần ưu tiên thực hiện để tăng trưởng doanh số theo mục tiêu. Các nhiệm vụ này liên quan đến chính sách như khuyến mãi, chiết khấu bán hàng, huấn luyện, động viên nhân viên, phát triển đội ngũ cộng tác bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý dòng tiền bán hàng.

Dựa vào doanh thu theo kế hoạch để thiết lập kế hoạch cung ứng, sản xuất nhằm xác định các thông số liên quan đến chi phí gồm giá vốn (tỷ lệ % doanh thu), chi phí hoạt động gồm có: lương và quảng cáo (cố định), thuê ngoài và các chi phí lặt vặt khác (có thể ước tính theo tỷ lệ doanh thu). Những thông số liên quan đến chi phí được giả định dựa trên cơ sở phân tích xu hướng biến động trong quá khứ, kết hợp với tham khảo hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp tương tự.

Trên cùng một thị trường kinh doanh có cùng ngành nghề luôn tồn tại những doanh nghiệp kinh doanh tốt, xấu khác nhau, nên tham khảo các thông số của các doanh nghiệp thuộc nhóm mình đang hướng đến, không nên sử dụng những con số bình quân của ngành nghề. Đồng thời cần kết hợp những đặc thù của công ty mình để điều chỉnh sao cho phù hợp với công ty mình nhất, nếu công ty mình có những điểm tiến bộ hơn thì phát huy và duy trì điểm tốt đó, ngược lại nếu kém hơn thì điều chỉnh để công ty tốt hơn. Chẳng hạn như công ty sử dụng công nghệ sản xuất tốt hơn thì tỷ lệ giá vốn trên doanh thu có thể sẽ thấp hơn, quản lý chuỗi cung ứng tốt hơn thì tỷ lệ tồn kho sẽ thấp hơn…

Căn cứ vào số tài sản cố định đã được đầu tư và nguồn vốn để dự tính thông số khấu hao, trả lãi và đầu tư thêm. Tài sản cố định càng lớn thì công ty sẽ phải gánh chịu khấu hao càng lớn, tuy nhiên, còn phải tùy thuộc vào những phương pháp khấu hao được sử dụng. Để giảm tiền thuế phải nộp thì các công ty thường có xu hướng sử dụng những phương pháp khấu hao nhanh theo quy định của pháp luật. Số vốn vay càng nhiều thì số tiền trả lãi cho nợ vay càng lớn, các khoản nợ vay của doanh nghiệp cần được chính thức hóa vì đây là hạng mục chi phí góp phần giảm số tiền nộp thuế của doanh nghiệp. Trên cơ sở đối chiếu năng lực sản xuất với doanh thu mục tiêu để xác định đầu tư thêm cái gì, chi phí là bao nhiêu.

Hướng đến doanh thu theo kế hoạch, doanh nghiệp cần đề ra các chính sách khác nhau, bao gồm: chính sách bán chịu với việc xác định tỷ lệ thu tiền mặt, tỷ lệ bán chịu trên doanh thu phù hợp; chính sách tồn kho để xác định lượng hàng tồn kho (tỷ lệ % trên doanh thu); mua hàng trả chậm (tỷ lệ % trên chi phí); chính sách tồn quỹ tối thiểu cần phải có (cố định).

Dựa vào những thông số được nêu trên để thiết lập các bản kế hoạch trung gian, bao gồm kế hoạch doanh thu (doanh thu, thu tiền mặt, bán chịu), kế hoạch thu tiền (thu trong tháng, thu tháng trước), kế hoạch mua hàng (tồn kho cuối kỳ, giá vốn hàng bán và doanh số mua hàng), kế hoạch trả tiền hàng tháng, kế hoạch chi phí (lương, thuê ngoài, quảng cáo, chi phí lặt vặt khác), khấu hao, trả lãi… hàng tháng.

Trên cơ sở của những bản kế hoạch trung gian, dễ dàng lập những bản kế hoạch tài chính và được thể hiện qua các bản kế hoạch tiền mặt, kết quả kinh doanh, cân đối kế toán. Bản kế hoạch tiền mặt cho chúng ta thấy được dòng tiền thực thu, thực chi, mức dự trữ tối thiểu để biết được lượng tiền mặt thừa, thiếu hằng ngày, hằng tuần, hàng tháng và những phương án bù đắp lượng tiền bị thiếu hụt. Bản kết quả kinh doanh cho thấy doanh thu, chi phí (giá vốn, chi phí hoạt động), trả lãi, khấu hao, thuế phải nộp và lợi nhuận hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… Bảng cân đối kế toán cho thấy các hạng mục của tài sản dài hạn (thiết bị, nhà xưởng, đất đai…), ngắn hạn (tiền mặt, phải thu, tồn kho) và nguồn vốn đối ứng (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu).

Từ 03 bản kế hoạch tài chính nêu trên, bạn có thể xây dựng những chỉ tiêu kế hoạch phản ánh hiệu quả sử dụng tài sản (tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản), hiệu quả sử dụng vốn (tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu), khả năng trả nợ,… của công ty bạn.

Kế hoạch tài chính không phải là những con số “vô hồn” mà là những con số biết nói, biểu hiện toàn bộ dự định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu có kế hoạch tài chính rõ ràng, doanh nghiệp sẽ phải chủ động hơn trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh, tránh được mắc phải những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.