Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành áp dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu từ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ, mua bán, vận tải nội địa. Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn gọi là hóa đơn VAT được chia làm hai loại: hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra.
Đối với hóa đơn đầu ra, theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT_BTC về mặt nguyên tắc, khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì phải lập hóa đơn, bao gồm cả trường hợp xuất hàng cho khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu, trả thay lương, biếu tặng,… kể cả trường hợp người mua không lấy hóa đơn.
Hiện nay, nếu doanh nghiệp bán hàng, cung ứng dịch vụ mà không xuất hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10 triệu đến 20 triệu đồng theo quy định tại Thông tư 10/2014/TT_BTC.
Về mặt nội dung, hóa đơn đầu ra phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa hay ghi chồng đè lên phần in sẵn của hóa đơn, tuân thủ các điều kiện về hình thức của hóa đơn theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT_BTC và Thông tư 26/2015/TT_BTC. Hóa đơn phải được lập một lần thành nhiều liên, nội dung trên các liên phải thống nhất với nhau (tối thiểu 2 liên, tối đa 9 liên) và phải lập theo trình tự từ số nhỏ đến số lớn theo trình tự thời gian.
Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ phải xuất hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và hóa đơn phải đáp ứng điều kiện để đưa vào sử dụng. Chỉ khi doanh nghiệp lập và xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng hợp lý và hợp lệ thì cơ quan thuế mới chấp nhận và hóa đơn đó mới được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
Bộ chứng từ kế toán kèm theo hóa đơn GTGT đầu ra:
- Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng
- Chứng từ thanh toán: phiếu thu,…
- Phiếu xuất kho
Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 39/2014/TT_BTC, người mua được sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế;… Trong đó, khấu trừ thuế là mục đích cơ bản của hóa đơn GTGT.
Đối với hóa đơn đầu vào, chỉ khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đáp ứng các điều kiện của hóa đơn hợp lý, hợp lệ thì hóa đơn đầu vào của bên mua hàng hóa mới được chấp nhận để khấu trừ thuế. Do đó, có một số lưu ý cho người mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ sử dụng hóa đơn đầu vào như sau:
– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng), trừ một số trường hợp được xử lý khi mất, cháy , hỏng,…
– Hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.
– Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
– Hóa đơn không thuộc các trường hợp sử dụng bất hợp pháp hóa đơn hay sử dụng hóa đơn bất hợp pháp theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT_BTC. Như vậy, trong mọi trường hợp, doanh nghiệp không được mua hóa đơn, nếu vi phạm thì tùy mức độ sẽ bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Mặt khác, doanh nghiệp cũng nên thực hiện việc kiểm tra việc phát hành hóa đơn của phía bên doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để xác định quyền sử dụng đối với loại hóa đơn mà họ xuất cho bên mình.
– Hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng thì điều kiện bắt buộc để bên mua được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là phải thanh toán qua ngân hàng. Trước đây theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT_BTC và Thông tư 119/2014/TT_BTC thì tài khoản chuyển tiền của cả bên mua và bên bán đều phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế tuy nhiên theo quy định tại Thông tư 173/2016/TT_BTC thì tài khoản này không nhất thiết phải thông báo hoặc đăng ký với cơ quan thuế.