Vì sao nhiều công ty nước ngoài lựa chọn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thay vì thành lập mới chi nhánh hay công ty? Những điều cần biết khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
4 lợi ích khi mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Văn phòng đại diện là một trong những hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn mở rộng địa bàn, nhất là những công ty nước ngoài có ý định nhảy vào thị trường Việt Nam. Dưới đây là 4 lý do cũng là 4 lợi ích mà thương nhân nước ngoài nhận được khi chọn hình thức này:
#1. Công cụ để nghiên cứu, thăm dò thị trường
Với những doanh nghiệp ngoại lần đầu thâm nhập vào thị trường Việt, mở VPĐD giúp đơn vị có thời gian làm quen, thích ứng với thị trường mà không phải chịu rủi ro về doanh số. Bản chất văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, nhận ủy quyền thực hiện nhiệm vụ từ công ty mẹ. Do đó đa phần công ty nước ngoài lập VPĐD trước nhằm nghiên cứu hành vi khách hàng, phân tích đối thủ, tìm kiếm đối tác, thúc đẩy hoạt động thương mại và phát triển dần thương hiệu tại Việt Nam.
#2. Thủ tục pháp lý đơn giản, được cấp phép nhanh
Căn cứ vào Thông tư số 11/2016/TT-BCT và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thủ tục pháp lý mở văn phòng đại diện ở Việt Nam được cho là ít phức tạp hơn các hình thức kinh doanh khác. Những doanh nghiệp nước ngoài đủ điều kiện thành lập văn phòng đại diện đều được pháp luật hỗ trợ tối đa khi thành lập. Nhờ vậy mà thời gian nhận Giấy chứng nhận mở VPĐD là khá nhanh, thủ tục đơn giản thuận lợi.
Hình thức VPĐD tại Việt Nam hiện còn cho phép lao động nước ngoài vào làm việc (làm tạm trú), tuyển dụng nhân viên người Việt và mở thẻ ngân hàng bằng đơn vị “đồng” hoặc ngoại tệ,…
#3. Tiết kiệm chi phí thành lập
Theo quy định của pháp luật hiện hành, thành lập văn phòng đại diện nước ngoài hiện không yêu cầu vốn của các nhà đầu tư, cũng không áp thuế trong quá trình vận hành. Đây là ưu thế của VPĐD và là điểm khác so với việc lập ra một tổ chức kinh tế con độc lập hay lập chi nhánh.
Bởi thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài đòi hỏi nguồn vốn đầu đầu tư khá cao lên tới vài nghìn, vài triệu USD. Chưa kể trong trường hợp thương nhân nước ngoài lần đầu vào Việt Nam, chưa quen thị trường, chưa nắm bắt được tâm lý khách hàng đã vội bỏ ra chi phí lớn sẽ dẫn tới rủi ro và mạo hiểm cho doanh nghiệp.
#4. Tạo bước đệm khi muốn chuyển đổi lên loại hình công ty con
Lợi ích cuối cùng mang tính chiến lược đó là thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài để tạo bước đệm khi muốn chuyển đổi loại hình. Mặc dù không có chức năng kinh doanh sinh lời nhưng VPĐD vẫn là nơi thông tin liên lạc, xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh và quảng bá thương hiệu cho công ty mẹ. Khi doanh nghiệp đã quen dần và hiểu thị trường lúc này việc chuyển đổi sang loại hình công ty con sẽ dễ dàng và an toàn hơn.
Những trường hợp không được phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Trường hợp 1: Không đáp ứng đủ điều kiện về thời gian hoạt động, doanh nghiệp mẹ chưa hoạt động đủ 1 năm tại nước sở tại không được phép mở VPĐD tại Việt Nam.
- Trường hợp 2: Doanh nghiệp không tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Trường hợp 3: Doanh nghiệp đã có 1 VPĐD hay chi nhánh tại 1 tỉnh/thành phố không được phép thành lập thêm VPĐD tại tỉnh/thành phố đó.
- Trường hợp 4: Thương nhân nước ngoài muốn mở thêm địa điểm để thực hiện giao dịch, kinh doanh sinh lời không được chọn loại hình VPĐD vì VPĐD không có chức năng này. Thay vào đó thương nhân sẽ chuyển sang lập chi nhánh hoặc công ty con.
Một vài lưu ý trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, tiến hành thủ tục thành lập
Ở những bài viết trước Việt Tín đã chia sẻ các thông tin chi tiết liên quan đến hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện, để tiện theo dõi các bạn có thể xem lại tại đây. Trong bài viết này chúng tôi sẽ tập trung hơn vào những lưu ý cần thiết khi tiến hành.
Lưu ý khi soạn thảo hồ sơ
Cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu của pháp luật. Lưu ý những giấy tờ nào cần bản gốc, loại nào chỉ cần bản sao công chứng hợp lệ; xác nhận đúng và đủ chữ ký của những cá nhân liên quan.
Số lượng hồ sơ cần chuẩn bị: Nên là 02 bộ để 01 bộ hộp cho Phòng đăng ký kinh doanh, 01 bộ lưu lại văn phòng.
Ngôn ngữ chính trình bày trong hồ sơ là tiếng Việt, giấy tờ nào có ngôn ngữ khác cần thực hiện dịch ra tiếng Việt và công chứng hợp lệ.
Lưu ý về việc đăng ký qua mạng
Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, các doanh nghiệp nước ngoài hiện có thể nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện qua mạng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý:
- Hiện có 2 hình thức nộp online: Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (cách phổ biến) hoặc sử dụng chữ ký số công cộng.
- Khi nộp hồ sơ qua mạng doanh nghiệp cần scan toàn bộ giấy tờ đã chuẩn bị, tạo thành bản mềm và làm theo hướng dẫn của website dangkydoanhnghiep.gov.vn.
Ngoài ra để tiện cho công ty nước ngoài khi lần đầu vào thị trường, hiện Việt Tín đang cung cấp dịch vụ tư vấn hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài chi tiết, trọn gói, chi phí rẻ, cam kết hồ sơ nhanh. Đồng thời tư vấn miễn phí thông tin pháp lý cơ bản sau khi thành lập. Do đó nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu mở văn phòng đại diện hãy nhấc máy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline bên dưới để gặp luật sư tư vấn trực tiếp.