Do áp lực từ những cạnh tranh mạnh mẽ của thị trường khiến khách hàng ngày càng có những yêu cầu cao về hệ thống phần mềm phải nhanh hơn, mạnh hơn và được cập nhật thường xuyên hơn. Điều này đã làm thúc đẩy các nhà sản xuất phần mềm phải thường xuyên cập nhật, liên tục thay đổi để theo kịp với công nghệ và cách thức triển khai khoa học hiện đại. Nếu như trước đây, các nhà sản xuất phần mềm tiến hành bán sản phẩm của họ theo hình thức đóng gói, thu tiền lần đầu và cho tới vài năm sau phần mền này mới có nhu cầu nâng cấp, cập nhật lại thu tiền nâng cấp thì ngày nay, để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng phần lớn các nhà sản xuất đều phải thu phí cập nhật hàng năm và cập nhật phần mềm với tần suất hàng tuần, hàng tháng thay vì vài năm như trước đây nữa.
Trả phí để sử dụng phần mềm chất lượng giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơnCác hãng sản xuất phần mềm lớn trên thế giới đi đầu theo xu hướng thu phí cập nhật hàng năm là Microsoft với Office360, Adobe với sản phẩm Photoshop, Lightroom,… Tại Việt Nam, Công ty Cổ phần MISA – thương hiệu số 01 trong lĩnh vực sản xuất phần mềm kế toán giành cho các doanh nghiệp và các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đã và đang triển khai thành công dịch vụ thu phí theo năm theo với xu thế này. Các doanh nghiệp sau khi mua Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA SME.NET 2017 của MISA sẽ được miễn phí cập nhật trong năm đầu tiên, và đến năm thứ hai khách hàng có quyền lựa chọn: hoặc tiếp tục sử dụng phần mềm cũ, hoặc tiếp tục trả phí để được cập nhật hàng năm để được cập nhật và nâng cấp lên bất kỳ phiên bản mới nhất nào của MISA. Tần suất ra đời các bản cập nhật của MISA thường ở mức là 2-4 tuần/bản, hoàn toàn tương đương với cách mà Facebook đang cập nhật phần mềm của mình.
Lợi ích khách hàng khi thực hiện các cập nhật công nghệ mới, tính năng mới trong những bản cập nhật thường xuyên với tần suất hàng tuần, hàng tháng là không có gì để bàn cãi, vấn đề đặt ra ở chỗ: liệu việc thu phí cập nhật hàng năm này của các hãng sản xuất phần mềm có làm tăng chi phí của doanh nghiệp hay không? Đây cũng chính là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra và chưa có thói quen sử dụng những dịch vụ theo kiểu thuê bao như thế này. Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta cần xem xét và cân nhắc tới những yếu tố sau đây:
1. Hãy cân nhắc thật kỹ về lợi ích của phần mềm mang lại cho doanh nghiệp, bạn sẽ thấy, so với lợi ích mà phần mềm mang lại thì các khoản chi phí cập nhật phần mềm là một khoản chi phí rất nhỏ so với rất nhiều các chi phí khác kém hiệu quả hơn.
2. Có nhiều công ty sản xuất phần mềm quảng cáo bán phần mềm một lần và miễn phí cập nhật vĩnh viễn, những thực tế không phải vậy. Những công ty phần mềm này không thể duy trì một bộ máy khổng lồ chỉ để ngồi cập nhật miễn phí cho bạn. Trên thực tế, đội ngũ này sẽ phải phát triển những tính năng mới và tốt hơn, nhưng họ sẽ không phát hành cho khách hàng mà để dành đóng gói vào bản nâng cấp, điều này sẽ là đủ sức mạnh thu tiền của khách hàng. Như vậy, thực chất của việc cập nhật miễn phí cũng có nghĩa là không cập nhật gì cả, và việc miễn phí có nghĩa là vài năm khách hàng sẽ phải trả một khoản tiền rất nhiều để nâng cấp lên một phiên bản mới. Điều này rõ ràng là không có lợi bằng với việc trả một khoản phí cập nhật nhỏ hàng năm để thực hiện cập nhật tính năng miễn phí hàng tuần, hàng tháng, kể cả bản nâng cấp.
3. Loại hình phí cập nhật hàng năm của các phần mềm không phải là một loại phí đặc biệt mới đối với các doanh nghiệp. Thật ra hàng tháng chúng ta đều phải chi trả các phí như điện thoại dù có dùng hay không, chúng ta phải trả cho dịch vụ cây xanh và dịch vụ tài chính,… Do vậy, có thể phân bổ và hạch toán các chi phí cập nhật phần mềm hàng năm như một khoản phí thuê bao hàng tháng vậy. Đây là một thói quen đã có từ rất lâu của các doanh nghiệp nước ngoài.
Ứng dụng phần mềm kế toán nói riêng và phần mềm quản trị doanh nghiệp nói chung sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh một cách mạnh mẽ, kiểm soát được chi phí, dòng tiền để dễ dàng sinh lợi hơn. Hiện nay, hàng trăm ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đã nhận thức được rõ ràng vấn đề này và tích cực triển khai ứng dụng. Bên cạnh đó, cũng không ít các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ sẵn sàng chi ra vài chục triệu để có thể sở hữu một chiếc iPhone mới cho dù cái cũ vẫn còn đang hoạt động tốt, nhưng họ lại ngần ngại hoặc e dè khi phải chi 5 hay 10 triệu cho những phần mềm hưu ích này. Hay thay đổi thói quen sang đầu tư cho những công việc hiệu quả sẽ giúp bạn nâng cao được năng lực và phát triển tốt doanh nghiệp của mình hơn trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4.