Hồ sơ công bố sản phẩm là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, mỹ phẩm, hoặc các sản phẩm liên quan tại Việt Nam. Việc xác định đúng người ký hồ sơ công bố đóng vai trò quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của hồ sơ. Hãy cùng Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Nguyên Tắc Chung Về Người Ký Hồ Sơ Công Bố.
Người ký hồ sơ công bố sản phẩm phải là:
– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức/doanh nghiệp, được ghi rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép đầu tư (nếu có).
– Người được ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật.
“Hợp pháp” trong trường hợp ủy quyền nghĩa là:
– Có Giấy ủy quyền được ký và đóng dấu bởi doanh nghiệp.
– Nếu ủy quyền cho đơn vị tư vấn hoặc cá nhân ngoài công ty, cần có:
- Hợp đồng dịch vụ giữa hai bên.
- Giấy ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
II. Yêu Cầu Ký Hồ Sơ Theo Loại Hình Sản Phẩm.
Áp dụng cho các sản phẩm như thực phẩm thông thường, phụ gia thực phẩm, bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm, v.v.
– Người ký: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản.
– Cơ sở pháp lý: Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP.
– Giấy tờ bắt buộc:
- Bản tự công bố sản phẩm phải có chữ ký, họ tên, chức danh, và dấu của tổ chức/cá nhân.
- Nếu ủy quyền, cần kèm giấy ủy quyền có chữ ký và dấu của cả hai bên.
- Đăng Ký Bản Công Bố Sản Phẩm.
Áp dụng cho các sản phẩm như thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, sản phẩm dành cho trẻ em dưới 36 tháng, v.v.
– Người ký: Người đại diện theo pháp luật của tổ chức đứng tên sản phẩm hoặc người được ủy quyền hợp pháp (kèm giấy ủy quyền).
– Yêu cầu khi nộp online (qua hệ thống Cục An toàn thực phẩm tại ngayhinhanh.vfa.gov.vn):
- Hồ sơ phải là bản scan của tài liệu giấy có chữ ký tươi và dấu tròn.
- Người nộp cần đăng nhập bằng tài khoản đại diện pháp nhân hoặc tài khoản được ủy quyền.
- Công Bố Mỹ Phẩm Nhập Khẩu.
– Người ký: Người đại diện theo pháp luật của tổ chức nhập khẩu, được ghi trong giấy phép kinh doanh có ngành nghề “kinh doanh mỹ phẩm”.
– Ủy quyền:
+ Có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị dịch vụ, nhưng cần:
- Giấy ủy quyền từ chủ sở hữu sản phẩm (kèm CFS và Power of Attorney).
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ tại Việt Nam (theo mẫu của Cục Quản lý Dược).
III. Ai Là Người Đại Diện Theo Pháp Luật?
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật có thể là:
– Giám đốc/Tổng giám đốc.
– Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, hoặc Chủ doanh nghiệp tư nhân, tùy theo loại hình doanh nghiệp.
– Tra cứu thông tin: Doanh nghiệp có thể kiểm tra tên người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
IV. Ví Dụ Minh Họa.
| Loại Hình | Người Ký Hồ Sơ Công Bố | Có Được Ủy Quyền? | Ghi Chú |
| Công ty TNHH 1 thành viên | Giám đốc hoặc Chủ tịch công ty | Có, bằng giấy ủy quyền | Người được ủy quyền ký và đóng dấu công ty. |
| Công ty cổ phần | Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng giám đốc | Có, bằng văn bản | Phải có quyết định ủy quyền cụ thể. |
| Hộ kinh doanh cá thể | Chủ hộ kinh doanh | Không được ủy quyền | Chỉ chủ hộ được ký. |
| Chi nhánh/VPĐD công ty nước ngoài | Trưởng chi nhánh/đại diện | Có thể ủy quyền | Theo quy định đăng ký của Bộ Công Thương. |
| Đơn vị dịch vụ công bố | Không được tự ký | Phải có giấy ủy quyền | Cần giấy ủy quyền hợp lệ từ doanh nghiệp chủ sở hữu sản phẩm. |
Việc xác định đúng người ký hồ sơ công bố sản phẩm là yếu tố quan trọng để hồ sơ được cơ quan chức năng Việt Nam chấp thuận. Người ký có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ, tùy loại sản phẩm. Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy ủy quyền, hợp đồng dịch vụ (nếu có), và đảm bảo hồ sơ có chữ ký tươi, dấu tròn, đặc biệt khi nộp online. Với mỹ phẩm nhập khẩu, giấy ủy quyền từ chủ sở hữu sản phẩm là bắt buộc. Doanh nghiệp nên tra cứu người đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tuân thủ Nghị định 15/2018/NĐ-CP và Luật Doanh nghiệp 2020 để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian, chi phí, và đảm bảo công bố sản phẩm thuận lợi.
Bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0972 859 311)