Công bố mỹ phẩm là thủ tục bắt buộc để có thể đưa các sản phẩm mỹ phẩm lưu hành tại Việt Nam. Tuy nhiên trên thực tế quy trình thực hiện chỉ cần có sai sót nhỏ sẽ gây mất thời gian, công sức của doanh nghiệp. Một trong những sai sót thường gặp nhiều nhất đó là sai mẫu thư ủy quyền. Cùng Luật Việt Tín tìm hiểu về cách viết thư ủy quyền chính xác nhất để tránh sai sót không đáng có trong việc công bố mỹ phẩm.
Quy định trong thư ủy quyền công bố mỹ phẩm
Ngôn ngữ trình bày: Ngôn ngữ theo đó sẽ bao gồm tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ cả tiếng Việt và tiếng Anh.
Thư uỷ quyền (hay còn gọi là giấy ủy quyền) phải có được đầy đủ các nội dung như sau:
- Tên, địa chỉ của nhà sản xuất mỹ phẩm; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất mỹ phẩm;
- Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
- Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố sản phẩm và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);
- Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm mỹ phẩm được ủy quyền;
- Thời hạn ủy quyền thực hiện công bố mỹ phẩm trong thời gian bao lâu?;
- Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm mỹ phẩm, cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra lưu hành trên thị trường tại Việt Nam;
- Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền (ký đóng dấu).
Xem thêm: Quy định về Giấy ủy quyền trong hồ sơ công bố mỹ phẩm
Cách viết thư ủy quyền công bố mỹ phẩm
Thư uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký cùng với việc được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật hiện hành. Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có ký kết thừa nhận.
Thời gian cho việc chứng thực: Chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự tại nước xuất khẩu, thông thường mất khá nhiều thời gian có thể dao động từ một tuần đến vài tuần. Điều này còn tùy vào mức độ chuyên nghiệp của nhà xuất khẩu mỹ phẩm có đầy đủ đảm bảo hay không. Trên thực tế quá trình thực hiện công bố mỹ phẩm thường không dễ dàng tìm được tiếng nói chung các bên, vì những lý do “xung đột pháp luật” giữa các quốc gia có thể xuất phát từ quy chuẩn từng quốc gia.
Ví dụ: Việt Nam cấm thành phần trong sản phẩm đó, nhưng nước ngoài họ cho phép sử dụng thành phần đó vì chúng an toàn…
Do đó các việc kiểm tra kỹ càng các nội dung trong Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm vô cùng quan trọng trước khi nộp hồ sơ. Nếu giấy ủy quyền có những điểm sai sót, thì hồ sơ xin phiếu công bố mỹ phẩm sẽ bị trả về cho doanh nghiệp “không thương tiếc”. Khi đó chủ sở hữu/nhà sản xuất mỹ phẩm sẽ phải làm lại thư ủy quyền mới. Sau khi thực hiện xong giấy ủy quyền mới, tiếp tục phải công chứng, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự tại nước sở tại. Thời gian làm công bố sẽ bị kéo ra rất dài gây mất thời gian công sức cho doanh nghiệp.
Các nội dung cần lưu ý và hay mắc trong quá trình làm Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm như sau:
Xây dựng thư ủy quyền công bố mỹ phẩm theo đó các doanh nghiệp phải thực hiện đúng, chính xác các thông tin theo Giấy chứng nhận lưu hành tự do của sản phẩm: Các thông tin về công ty, địa chỉ trụ sở, tên của sản phẩm… Các thông tin trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Tên, địa chỉ… Thư ủy quyền thông thường có 02 trường hợp:
- Nhà sản xuất tại nước sản xuất mỹ phẩm ủy quyền cho công ty nhập khẩu Việt Nam.
- Nhà phân phối tại nước sản xuất mỹ phẩm ủy quyền cho công ty nhập khẩu Việt Nam.
Mọi thắc mắc về thủ tục, hồ sơ công bố mỹ phẩm cũng như thư ủy quyền công bố mỹ phẩm, quý khách hàng hãy liên hệ ngay với Luật Việt Tín chúng tôi để được hỗ trợ đầy đủ, chuyên nghiệp tiết kiệm tối đa cho quý khách hàng.